Privacyverklaring Klantenservice Federatie

Klantenservice Federatie
Driebergsestraatweg 27
3941 ZS Doorn

070-7620764

1. Inleiding

Als u als (potentieel) lid, bestuurder, commissielid, cursist, examenkandidaat, leverancier, opdrachtnemer, bezoeker van onze website, en/of ander persoon die te maken heeft met de Klantenservice Federatie (hierna ‘de KSF’, ‘ons’ of ‘wij’) de website van de Klantenservice Federatie (hierna ‘de KSF’, ‘ons’ of ‘wij’) bezoekt, informatie aanvraagt via onze website, telefonisch contact met ons opneemt en/of als u (of uw bedrijf) zich bij ons aanmeldt (als lid), of een andere dienst aanvraagt, dan registreren wij uw persoonsgegevens.

De KSF hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens. Afhankelijk van uw hoedanigheid kunt u hieronder lezen wat op u van toepassing is.

Indien u na het doornemen van ons privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens bovenaan dit document.

2. Voor leden en potentiële leden van de KSF

Ons doel is om u zo goed mogelijk van dienst te zijn. Wij willen u gerichte en persoonlijke service bieden en ervoor zorgen dat de voordelen van het KSF-lidmaatschap optimaal benut kunnen worden.

Daar hebben wij persoonsgegevens voor nodig van de contactpersonen (waaronder bestuurders en commissieleden) van onze leden. Uw gegevens kunnen worden verwerkt voor:

informatievoorziening
communicatieve doeleinden
het onderhouden van contacten voor lobbyactiviteiten
de financiële administratie
het berekenen, vaststellen en innen van contributie
het versturen van uitnodigingen voor (leden)bijeenkomsten
relatiebeheer
advies

Voor bovenstaande doeleinde verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

Voornaam, achternaam
geslacht
(Zakelijk) e-mailadres
(Zakelijk) IP-adres
Browser
Bedrijfsnaam
Adresgegevens bedrijf
bedrijfsgrootte
(zakelijk) telefoonnummer

De grondslag voor het verwerken van deze gegevens is de noodzaak om het KSF-lidmaatschap invulling te kunnen geven en de daaraan ten grondslag liggende overeenkomst te kunnen uitvoeren.

3. Verwerking persoonsgegevens van niet-leden

De KSF verwerkt ook persoonsgegevens van niet-leden (zoals cursisten, examenkandidaten, leveranciers, opdrachtnemers en overige relaties) om haar rol als branchevereniging goed te kunnen vervullen. Van u kunnen gegevens worden verwerkt voor:

Informatievoorziening
communicatieve doeleinden
het onderhouden van contacten voor lobbyactiviteiten
de financiële administratie
relatiebeheer
acquisitie van nieuwe leden
het versturen van uitnodigingen voor (leden)bijeenkomsten

Voor de hiervoor genoemde doelen kunnen de volgende persoonsgegevens worden verwerkt:

naam
telefoonnummer
(zakelijk) e-mailadres
(Zakelijk) IP-adres
Browser
Functie
bedrijfsnaam
(zakelijk) postadres
Geboortedatum (van examenkandidaten)

De grondslag voor het verwerken van deze gegevens is (afhankelijk van de betreffende persoon):

de uitvoering van een overeenkomst (bijvoorbeeld bij opdrachtnemers en leveranciers)
een wettelijke plicht
en/of een gerechtvaardigd belang

Het gerechtvaardigd belang voor het verwerken van persoonsgegevens voor niet-leden is dat de KSF als branchevereniging informatie deelt en vergaart aan en van niet-leden in het kader van de belangenbehartiging van de leden van de KSF. De persoonsgegevens die de KSF verwerkt zijn vrijwel zonder uitzondering zakelijke gegevens, van betrokkenen die indirect of direct contact onderhouden met de KSF uit hoofde van hun functie.

Indien persoonsgegevens worden verwerkt die wij niet rechtstreeks van u hebben ontvangen, maar via openbaar toegankelijke bronnen, dan wordt u binnen een maand geïnformeerd over welke soort persoonsgegevens het gaat en wat de bron is van de persoonsgegevens.

4. Verwerking persoonsgegevens examenkandidaten

De KSF verwerkt ook persoonsgegevens van leden en niet-leden (examenkandidaten) om haar rol als exameninstituut goed te kunnen vervullen. Van u kunnen gegevens worden verwerkt voor:

Informatievoorziening
communicatieve doeleinden
de financiële administratie
relatiebeheer
acquisitie van nieuwe leden
het versturen van uitnodigingen voor (leden)bijeenkomsten

Voor de hiervoor genoemde doelen kunnen de volgende persoonsgegevens worden verwerkt:

naam
telefoonnummer
(zakelijk) e-mailadres
Functie
bedrijfsnaam
(zakelijk) postadres
Geboortedatum (van examenkandidaten)

Tijdens examens via online proctoring worden opnames gemaakt. Door deel te nemen aan een online proctoringexamen geeft een kandidaat toestemming om een video-opname (inclusief geluidsfragmenten en schermafbeelding) te maken.

De volgende persoonsgegevens worden bij een proctoringexamen vastgelegd:

Mailadres van de kandidaat
Video- en geluidsopname

Deze persoonsgegevens worden 6 maanden bewaard en dan automatisch verwijderd.

De grondslag voor het verwerken van deze gegevens is (afhankelijk van de betreffende persoon):

de uitvoering van een overeenkomst (bijvoorbeeld bij opdrachtnemers en leveranciers)
een wettelijke plicht
en/of een gerechtvaardigd belang

Het gerechtvaardigd belang voor het verwerken van persoonsgegevens voor examenkandidaten is dat de KSF als branchevereniging examens afneemt en een certificatenregister bijhoudt.

5. Voor bezoekers van onze website

De websites www.klantenservicefederatie.nl, www.ksfbranchecertificaat.nl, www.mvoinklantcontact.nl, https://klantenservicefederatie.thehuddle.nl/ en de speciale website voor onze congressen (https://naamcongres.ksf-events.nl/) maken gebruik van cookies.

Cookies zijn kleine tekstbestanden die tijdens het bezoek aan onze website op uw computer, tablet of smartphone worden geplaatst. In deze tekstbestanden wordt informatie opgeslagen die bij een later bezoek weer kan worden herkend door de website.

Wij plaatsen in de eerste plaats functionele cookies. Dit doen wij om het gebruik van onze website goed te laten functioneren. Denkt u hierbij bijvoorbeeld aan het onthouden van uw inloggegevens tijdens uw bezoek.

Met behulp van analytische cookies kunnen wij zien welke pagina’s worden bezocht en waarop wordt geklikt op onze website. Hiervoor maken wij gebruik van Google Analytics. De KSF heeft de cookies van Google Analytics privacy-vriendelijk ingesteld volgens de handleiding die de Autoriteit Persoonsgegevens daarvoor heeft opgesteld. Dit houdt o.a. in dat de laatste drie cijfers van uw IP-adres zijn afgeschermd.

Marketingcookies gebruiken wij om bezoekers te volgen wanneer ze onze websites bezoeken. Het doel is advertenties weer te geven die zijn toegesneden op en relevant zijn voor de individuele gebruiker. Deze advertenties worden zo waardevoller voor ons en de gebruikers. Marketingcookies slaan het IP-adres en het gebruikte apparaat op.

6. Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de onder 3, 4 en 5 beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

– e-mailmarketing, onderzoeken, stemmingen en eventregistratie

– CRM

– financiële administratie

– online examinering

– incasso

– websitebeheer en hosting

– cloudoplossing bureau

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.

7. Bewaartermijn

KSF bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

De gegevens van leden worden bewaard zolang het lidmaatschap van de organisatie duurt of zo lang de medewerker in dienst is bij de lidorganisatie en wij daarvan op de hoogte zijn. Wie zich uitschrijft voor mailings van de KSF komt op een lijst van niet actieve adressen te staan. Daarmee voorkomen we dat hij/zij ten onrechte wordt benaderd.

Gegevens van niet-leden die zich hebben aangemeld voor de nieuwsbrief worden gebruikt zo lang zij de nieuwsbrief ontvangen. Gegevens van niet-leden die events hebben bezocht worden 7 jaar bewaard, omdat er financiële transacties aan zijn verbonden.

8. Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

Persoonsgegevens worden bewaard in een beveiligde remote desktop, een e-mailmarketing- en in een eventtool
Alle personen die namens de KSF van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan
We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen
We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is
Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten
We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen
Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

9. Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Van events kunnen foto’s worden gemaakt ter illustratie bij verslagen en om een sfeerimpressie te geven. Foto’s kunnen worden gepubliceerd op de websites van de KSF, op facebook, LinkedIn en Twitter. Hiervoor vragen wij uitdrukkelijk toestemming bij inschrijving voor onze events.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

10. Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Wie bezwaar heeft tegen de manier waarop wij gegevens verwerken kan dat kenbaar maken via info@klantenservicefederatie.nl. In het geval het bezwaar niet naar tevredenheid wordt behandeld, kan hij zich wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens.