Contributiereglement

Artikel 1 - Algemeen

Dit contributiereglement vindt zijn grondslag in artikel 8 van de statuten en geeft nadere regels voor de vaststelling van de hoogte van de contributie en de inning daarvan.
De vaststelling, wijziging, intrekking en inwerkingtreding van dit contributiereglement is geregeld in artikel 6 van dit reglement.

Artikel 2 – Contributiecategorieën en grondslagen van de contributie

Ieder lid wordt op grond van de ledensoort waartoe het behoort ingedeeld in één van de volgende contributiecategorieën:

a. inhouse klantcontactcenters:
dit zijn organisaties die het klantcontact voor hun klanten zelf doen, dan wel dit geheel of gedeeltelijk uitbesteden aan andere partijen;

b. facilitaire klantcontactcenters:
dit zijn organisaties die in opdracht van één of meerdere inhouse klantcontactcenters (een deel van) het klantcontact voor dat inhouse klantcontactcenters uitvoert;

c. toeleveranciers van contactcenters:
dit zijn organisaties die producten of diensten aanbieden ten behoeve van de klantcontactsector; en

d. zzp’ers:
dit is de persoon die als ondernemer voor eigen rekening en risico arbeid verricht en daarbij geen gebruik maakt van personeel.
2. De hoogte van de jaarcontributie wordt aan de hand van onderstaande grondslagen en staffels voor het lid bepaald. Aan de hand van onderstaande grondslagen en staffels wordt de hoogte van de jaarcontributie bepaald

3. Bij toetreding als lid gedurende het kalenderjaar wordt de contributie naar rato berekend.

4. De contributietabel in lid 2 van dit artikel wordt – met toepassing van het bepaalde in artikel 3 - jaarlijks aangepast. Deze aanpassing wordt niet gezien als een wijziging waarop artikel 6 van dit reglement van toepassing is.

Artikel 3. Jaarlijkse indexatie

Jaarlijks stelt de algemene ledenvergadering de hoogte van de contributie voor het volgende kalenderjaar vast.
De vaststelling als bedoeld in het vorige lid kan achterwege blijven indien een voorstel tot wijziging van de contributie zich beperkt tot een indexatie met maximaal het prijsindexcijfer voor dienstenprijzen (DPI; jaarmutatie 2e kwartaal), waarbij de aldus verkregen contributiebedragen naar boven worden afgerond op bedragen in hele euros. Negatieve mutaties in het prijsindexcijfer worden buiten beschouwing gelaten en leiden niet tot een aanpassing van de contributie.
Indien het bestuur een afwijkende aanpassing van de contributie wenst voor te stellen dan op grond van het voorgaande lid is toegestaan, dan wordt daarover door de algemene ledenvergadering uiterlijk 1 maand voor het einde van het boekjaar besloten.

Artikel 4. Contributiegegevens en facturatie

Bij toetreding en vervolgens jaarlijks in de maand december wordt het lid door het bureau van de vereniging in de gelegenheid gesteld om de voor de contributieheffing relevante gegevens aan te leveren of aan te passen. Het gaat hierbij om bijvoorbeeld de ledensoort, de omvang van de organisatie, een eventueel vereist inkoop- of opdrachtnummer, de tenaamstelling van de factuur of een factuuradres.
Het lid levert de gegevens als bedoeld in lid 1 op de kortst mogelijke termijn aan, maar uiterlijk binnen 1 maand nadat het daartoe door het bureau voor het eerst in de gelegenheid is gesteld. Het lid wordt binnen deze termijn eenmaal herinnerd aan de mogelijkheid tot het aanleveren of wijzigen van de gegevens. Het bureau controleert de aangeleverde gegevens steekproefsgewijs.
Na ommekomst van de in lid 2 genoemde termijn verstuurt de vereniging op basis van de aangeleverde of gewijzigde gegevens een contributiefactuur aan het lid. Indien het lid verzuimt om binnen de in lid 2 gestelde termijn de gegevens aan te leveren, danwel geen gebruik maakt van de mogelijkheid om gegevens te wijzigen, wordt de contributie vastgesteld op basis van de laatst bij de vereniging bekende gegevens. Zijn er van het lid (nog) geen gegevens bekend, dan wordt het lid voor het betreffende contributiejaar ingedeeld in de hoogste contributiestaffel.
Het verzoek als bedoeld in lid 1 wordt gedaan aan het bij de vereniging bekende mailadres van de bij de vereniging bekende primaire contactpersoon van het lid. Een lid is op grond van artikel 4 lid 3 van de statuten gehouden om de contactgegevens met betrekking tot de primaire contactpersoon actueel te houden.
Behoudens aantoonbare overmacht of een aantoonbare fout aan de zijde van de vereniging, kan een lid bij niet-tijdige aanlevering van (gewijzigde) gegevens als bedoeld in lid 1 zich jegens de vereniging niet beroepen op een onjuiste adressering van het verzoek danwel een onjuistheid in of onvolledigheid van de contributiefactuur, waaronder het ontbreken van een inkoop- of opdrachtnummer.
Verzoeken tot wijziging van de tenaamstelling van een factuur, een factuuradres en/of de vermelding van een inkoop- of opdrachtnummer worden evenwel ook na ommekomst van de termijn als bedoeld in lid 2 in behandeling genomen. De oorspronkelijke factuurdatum verandert hierdoor echter niet indien de factuur reeds was verzonden.

Artikel 5. Betaaltermijnen en incasso

De betaaltermijn voor contributiefacturen is 30 dagen.
1. Bij niet-tijdige betaling is het lid rente verschuldigd vanaf het verstrijken van de betalingstermijn tot aan de dag van complete betaling. Deze rente is gelijk aan de wettelijke handelsrente. Daarnaast is de vereniging gerechtigd om vanaf de tweede herinnering de aanmaningskosten in rekening te brengen. De vereniging volgt daarbij – ongeacht de achtergrond van de debiteur – de wettelijke regels uit de Wet Incassokosten Dat wil in ieder geval zeggen:
  15% van de eerste €2.500,- van de hoofdsom;
  10% van de volgende €2.500,- van de hoofdsom; en
  5% van de volgende €5.000,- van de hoofdsom.
  De minimale aanmaningskosten zijn €40,- en de maximale €6.775,- exclusief btw.
1. Indien het lid zijn financiële verplichtingen niet binnen de daarvoor gestelde termijn voldoet kan een incassoprocedure in gang worden gezet. Alle buitengerechtelijke en gerechtelijke kosten komen voor rekening van het lid.

Artikel 6 Wijziging van het reglement en inwerkingtreding

Dit reglement wordt – met inachtneming van artikel 24 van de statuten – vastgesteld, gewijzigd en ingetrokken door de Algemene Ledenvergadering op voorstel van het bestuur.
1. Ieder lid kan het bestuur beargumenteerd verzoeken tot het voorleggen aan de Algemene Ledenvergadering van een of meerdere wijzigingen in het reglement. Het bestuur is niet verplicht gehoor te geven aan dit verzoek, tenzij het verzoek door tenminste 5 leden gezamenlijk wordt gedaan.
1. Indien het bestuur geen gehoor geeft aan het verzoek als bedoeld in het vorige lid, stelt het bestuur de indiener daarvan met redenen omkleed in kennis.
1. Een voorstel tot wijziging van dit reglement wordt niet ter besluitvorming aan de Algemene Ledenvergadering voorgelegd dan nadat de leden in de gelegenheid zijn gesteld om input te leveren op een pre-concept voor wijziging. Daarnaast moeten leden in de gelegenheid worden gesteld om op het ter besluitvorming aan de Algemene Ledenvergadering voorgelegde voorstel van wijziging amendementen in te dienen conform artikel 12 van het Huishoudelijk Reglement.
1. Bij vaststelling van een (gewijzigd) contributiereglement vervallen alle eerdere contributiereglementen of contributiebesluiten van de ALV.
1. Dit contributiereglement heeft geen terugwerkende kracht en treedt in werking op de dag na vaststelling daarvan door de algemene ledenvergadering.
1. Het contributiereglement wordt gepubliceerd op de website van de vereniging en in de ledenomgeving.
3. Aldus vastgesteld door de Algemene Ledenvergadering van de Klantenservice Federatie bijeen te Almere op dinsdag 10 juni 2025.**)
  ------
  *) Per 1 januari 2025 is de contributie conform artikel 3 lid 2 geïndexeerd met 3,8%.
  **) Dit reglement vervangt het Contributiereglement van 16 november 2023 en de nadien door de ALV genomen contributiebesluiten van de ALV