‘Leidinggeven in een virtuele wereld vraagt om meer dan één leiderschapsstijl'

Leidinggeven in een veranderende, virtuele wereld: dat vraagt wat van leiderschap en de strategische keuzes van de organisatie. Hoe vertaal je Het Nieuwe Werken (HNW) door naar de operatie en strategisch leiderschap? Wat zijn de tips en tricks? Die vragen staan centraal tijdens de KSF-webinar Leiderschap.

Op 7 oktober 2020 gaan verschillende leiders in klantcontact daarover met elkaar in gesprek en vertelt KSF-lid OHRA welke stappen het zet in leidinggeven in een virtuele wereld en over hoe het de strategische keuzes heeft vertaald naar de operatie.

De nieuwe wereld van leiderschap
De juiste communicatie, verbinding en gemotiveerde medewerkers: hoe zorg je daar als leider voor? Huub van de Wiel, voorzitter van deze expertgroep: “Virtueel leiderschap vraagt om meer dan één leiderschapsstijl. In elke organisatie heb je te maken met verschillende rollen en eigenschappen, die zorgen voor verschillende ervaringen. Waarbij de een meer taak- of inhoudsgericht is, is de ander meer relatiegericht. Zorg dat je weet welke verschillende persoonlijkheden en behoeftes je in je team hebt en pas daar je leiderschapsstijl op aan.”

Belangrijke punten voor HNW: wees transparant, faciliteer mensen, neem medewerkers mee in de plannen en lever maatwerk voor diegenen die écht niet thuis kunnen werken. En last but not least: maak strategische keuzes concreet en omschrijf het gewenste gedrag.

OHRA’s aandachtpunten, ervaringen en tips
Welke stappen heeft OHRA gezet richting Het Nieuwe Werken? Brigitte Arts, Sr. Manager Klantcontact en Schadebehandeling, en Kim Gebhardt, teammanager Afdeling Schadebehandeling delen de ervaringen.

Brigitte: “Na de zomer zijn we een traject gestart om écht verder te kijken naar Het Nieuwe Werken. Het ging niet meer om het managen van een crisis en waarin we tijdelijk thuiswerken, maar om in te spelen op de transformatie naar klantcontact vanuit huis. Operationeel konden we snel schakelen, en dat moest ook in het begin. Maar strategisch hadden we nog een aantal stappen te zetten om die échte transformatie te begeleiden”.

Brigitte en Kim nemen ons mee in OHRA’s verschillende aandachtspunten:

Directie eensgezind over visie en eigen rol voor HNW
In de crisistijd was de directie het snel eens, de fase daarna werd interessant: zitten we in een crisis of transformatie? “Na de zomer en alle hectiek van de eerste coronacrisis-golf, zijn we verder gaan kijken. Het Nieuwe Werken vraagt om een structuur, transparante communicatie en nieuwe elementen van leiderschap. Dit blijft een continu verbeterproces en voorlopig een belangrijk aandachtspunt.”

Het faciliteren van medewerkers
OHRA biedt iedere medewerker een vast bedrag per maand aan thuiswerkvergoeding, een laptop en scherm en heeft smartphones beschikbaar gesteld, zodat een ieder prettig thuis kan werken. En heel belangrijk: sta open voor maatwerk. Niet iedere medewerker kan thuis werken en soms moet je wat speciaals regelen voor een medewerker (een verstelbaar bureau bijvoorbeeld)… gewoon doen! Dit heeft een enorm effect op betrokkenheid en samenhorigheid in de organisatie. Op dit moment werkt minder dan 5% op kantoor. OHRA werkt toe naar ongeveer 40-50% op kantoor.

Open en transparant communiceren
OHRA zorgt voor een centrale plek voor o.a. coaching, social talks en Q&A, mét gevarieerd aanbod i.v.m. de verschillende types. “Wij vinden het erg belangrijk dat er niet alleen maar gezonden wordt, maar dat we ook actief vragen aan medewerkers wat zíj nodig hebben. Verbinding is een belangrijke peiler.”

Een zeer mooi initiatief: de ‘social talks’ voor wie dat wil, een belangrijk onderdeel van OHRA’s gedachte om de verbinding tussen collega’s te faciliteren. Op basis van dezelfde interesses worden collega’s, los van afdeling en functie, aan elkaar gekoppeld voor een gesprek.

Een ander mooi initiatief: ‘Lees mee- en wandel-mee kanaal’. Samen op afstand een boek lezen of podcast luisteren en nabespreken, of met collega’s uit de buurt een middagwandeling maken. “We krijgen hier veel goede reacties op. Het vraagt wel van medewerkers zelf initiatief te nemen ”

Samen leveren en meten
Thuiswerken brengt uitdagingen met zich mee voor het meten van output en input, ook is feedback in een virtuele wereld anders (of eigenlijk minder) zichtbaar. OHRA”s dashboards worden nu meer ingezet en gebruikt dan eerder. Niet alleen vanuit het management maar ook vanuit de wens van de medewerkers. “Opvallend is dat de medewerker nu meer dan ooit actief om feedback vraagt over hoe die het doet en wat er van hem verwacht wordt. En vanuit leiderschap hebben we nu nog meer aandacht voor wat de medewerker nodig heeft om zijn werk goed te kunnen uitvoeren en daar ook structuur te bieden. We moeten het immers samen doen.”

Mate waarin functie/taak geschikt is voor HNW
Een bekende zorg onder medewerkers in deze tijden is dat ze het leeraspect gedurende het werken op kantoor missen. Je hoort en ziet meer als je fysiek bij elkaar bent. Ook daaraan besteedt OHRA extra aandacht. Een training op afstand gebeurt met maximaal vijf medewerkers tegelijk daar waar je er op kantoor 10 tegelijk kan trainen. Online coaching is nu met maximaal 4 medewerkers tegelijk, offline was dit een op acht.

“We hebben voor de zomer een heel nieuw programma voor learning en development opgezet, meer individueel en online ondersteund. Daar plukken we nu de vruchten van. Leren vanuit huis is nu wel mogelijk gelukkig, hoewel we de eerste weken werken bij OHRA toch het liefst op kantoor zouden willen doen”.

Manier van werken verschilt per team
Wees duidelijk over het beleid ten aanzien van wel of niet op kantoor mogen werken en zorg dat keuzes transparant en uitlegbaar zijn anders ontstaat er onnodig veel ruis.

Strategisch HR: karakterprofiel individu en team
HNW vraagt om specifieke competenties als eigenaarschap en flexibiliteit. OHRA heeft daarom haar profielomschrijvingen en competenties voor werving en selectie onder de loep genomen en aangepast zodat die aansluiten op HNW.

Taakvolwassenheid leidinggevenden
Leidinggeven op afstand, en dat aan verschillende type medewerkers, vraagt om flexibiliteit van de leidinggevende. “Ook hebben we gemerkt dat HNW leidinggevenden vraagt nog meer van zichzelf in te brengen. Juist de persoonlijke situatie en connectie zorgt voor verbinding op afstand. Daarom zijn er o.a. trainingen en cursussen gegeven aan leidinggevenden: ook zij moeten gefaciliteerd worden om de nieuwe, gewenste situatie te faciliteren.

We bedanken de sprekers en deelnemers voor hun actieve bijdrage!

KSF-talkshow: de overwegingen voor het nieuwe werken

Benieuwd naar de overwegingen voor HNW tijdens en ná corona? Schrijf je dan in voor het KSF Jaarcongres dat op 5 november online plaatsvindt en laat je inspireren door o.a. Rabobank en het Ministerie van Buitenlandse Zaken.