Verslag | ‘Help! Mijn team verzuimt. Dat zie je graag anders, maar hoe?’
Hoe kun je ziekteverzuim voorkomen? Voorkomen is beter dan oplossen, maar hoe kun als leidinggevende een vitaal team creëren om te voorkomen dat medewerkers verzuimen? En hoe kun je jouw medewerkers op de juiste manier begeleiden om hen weer aan boord te krijgen? Jorin Dijkstra, eigenaar van Jorinpact en auteur van het boek ‘HELP! Mijn team verzuimt’, is ervaringsdeskundige binnen de klantcontactbranche en helpt organisaties met haar methode om het verzuim te laten dalen.
Leden van de Klantenservice Federatie kunnen het boek ‘HELP! Mijn team verzuimt’ tegen verzendkosten (€7,25) bestellen. Dit is mogelijk van donderdag 10 maart 2022 tot en met donderdag 17 maart 2022, via de KSF Ledenomgeving.
Check-in
Deze online expertsessie starten we met een snelle check-in; aan de hand van monkeymotions geven deelnemers weer welke van de 10 apen met verschillende emoties het beste aansluit op hun gevoel met betrekking tot verzuim op dit moment. Al snel werd duidelijk dat de aap welke moe werd van al het ziekteverzuim en de aap in de overdenk fase de boventoon voerden.
Tijd voor actie! Waarom nu?
We zien dat veel organisaties kampen met een verzuimprobleem & een vitaliteitsuitdaging. Door onder andere een relatief hoog verloop onder management en generalistische aanpak is deze uitdaging structureel.
Veel bedrijven worstelen daarnaast met het dilemma ‘Zijn we klaar voor de toekomst & kunnen onze mensen mee veranderen?’. Door het snel veranderende werkklimaat is deze vraag continu aan de orde en altijd actueel. Vanuit het principe dat iedereen de beste mensen op de beste plek wilt hebben, zonder verlies aan arbeidsvreugde & kapitaal (verzuimuren) worstelt vrijwel elke grote organisatie met bovenstaande problematiek.
Problematiek binnen de klantcontactbranche
Er zijn verschillende factoren welke bijdragen aan deze problematiek binnen de klantcontactbranche. Denk hierbij aan de hoge werkdruk, de beperkte vrijheid in het indelen van eigen werk, de veranderingen binnen het werk, dat het werk na verloop van tijd niet meer passend is of dat het werk slechts als bijbaantje wordt gezien.
De gevolgen hiervan zijn groot. Denk bijvoorbeeld aan productieverlies, ongelukkige medewerkers waardoor veel verloop en hierdoor hoge kosten.
Teamleiders zijn de sleutel tot succes, maar het lukt hen ondanks alle inspanningen niet altijd om het probleem aan te pakken. Er is gebrek aan kennis, vaardigheden en vooral ook aan strategie. Hoe pak ik het aan, zonder dat het een dagtaak wordt? Verzuim krijg je er als teamleider vaak “gratis” bij en kost als je te laat bent veel te veel tijd en negatieve energie.
Gebleken is dat het maken van een afzonderlijke aanpak van duurzame inzetbaarheid en ziekteverzuim voor gering resultaat zorgt. Veel organisaties maken de fout door losse acties en interventies te doen zonder plan, en te vaak blijft het bij een hoe gaat het met je? gesprek.
Er onvoldoende gebruik wordt gemaakt van de kennis van een ander waardoor het wiel continue opnieuw wordt uitgevonden. Maar hoe kun je ziekteverzuim voorkomen als teamleider, hoe vlieg je verzuim dan wel op een werkende manier aan?
De Baas-Methode
De Baas-Methode voegt de wereld van duurzame inzetbaarheid en vitaliteit samen in 1 model. Het doel is het creëren van een energiek vitaal en duurzaam inzetbaar team. In het boek deelt Jorin je team op in vier groepen, gebaseerd op:
- hoe zij in het leven staan,
- hoe vitaal zij zijn,
- en hoe zij functioneren in de werkomgeving.
Kortom, hoe duurzaam inzetbaar zij zijn. De Baas-Methode laat je breder kijken dan alleen naar het verzuim. Het koppelt de mate van het verzuim aan de mate van inzetbaarheid binnen de organisatie. Beide zaken werken nauw met elkaar samen. Het één kan niet zonder het ander. Weet je beide aspecten van je medewerker, dan kun je beter maatwerk leveren en bepalen welke interventie of actie het beste helpt.
Hoe werkt het?
Je gaat aan het werk met vier groepen welke je verdeelt over de twee assen. Op de ene as staat de mate van het verzuim en op de andere as staat de mate van inzetbaarheid in de organisatie. De vier kwadranten staan voor de vier groepen waarin je je team kan verdelen. Elke groep zegt iets over hoe ze in de wedstrijd staan.
De deelnemers hebben in groepsverband gediscussieerd over stellingen. Hieronder lees je de stellingen en daarbij behorende resultaten.
Ik ben verantwoordelijk voor het oplossen van het verzuimprobleem van mijn medewerker.
Leidinggevenden en teammanagers zijn niet verantwoordelijk voor het oplossen van het verzuimprobleem van de medewerker. De medewerker is zelf verantwoordelijk en dient hier de regie in te nemen, vanuit de organisatie kun je handvatten aanbieden om het hersteltraject te bevorderen.
Bouwers krijgen van mij net zoveel aandacht als stuklopers.
De bouwers binnen jouw organisatie geef je bewust meer aandacht dan stuklopers, omdat zij zorgen voor ontwikkeling en groei. Wanneer je stuklopers meer aandacht geeft dan bouwers mis je je uiteindelijke doel.
Ik heb pas een probleem als ik boven de vastgestelde verzuimnorm kom.
De verantwoordelijkheid en regie ligt bij medewerkers zelf. Maar als teamleider ga je wel extra opletten als je boven de norm zit.
Als ik onder de verzuimnorm blijf, heb ik een gezond team.
De deelnemers zijn het hier unaniem mee oneens. De norm is heel belangrijk, maar mag niet leidend zijn voor je aanpak. Als leidinggevende moet je actie ondernemen voordat de norm nadert.
Ik mag een medewerker niets vragen over zijn ziektebeeld.
Deze stelling is juist, wanneer een medewerker ziek is mag je niet vragen wat hiervan de oorzaak is. Dit mag je wel doen op het moment wanneer een medewerker niet ziek is, dus gebruik deze momenten om je te verdiepen in de (geestelijke) gezondheid van een medewerker.
Verzuim is gedoe.
Verzuim wordt als gedoe ervaren doordat leidinggevenden vaak niet over voldoende kennis en vaardigheden beschikken om dit op de juiste manier af te handelen. Daarnaast zien zij dit niet als onderdeel van hun werk, waardoor er onbewust weerstand ontstaat.